Opracowanie dokumentacji systemowej

 Co zawiera dokumentacja systemowa?

Dokumentacja może różnić się zależnie od normy, ale w ogólnym ujęciu składa się z 3 poziomów:

 Poziom 1: Polityka i cele

• Polityka systemowa (np. jakość, środowisko, BHP)
• Cele systemowe (SMART + zgodność z polityką)
• Zakres systemu zarządzania
• Identyfikacja stron zainteresowanych i kontekstu organizacji

 Poziom 2: Procedury i opisy procesów

• Procedury (opisują „jak działa” system)
• Mapy procesów / diagramy przepływu
• Matryca odpowiedzialności (np. RACI)
• Harmonogramy działań (np. audyty, przeglądy zarządzania)

 Poziom 3: Zapisy i formularze

• Rejestry i formularze potwierdzające realizację działań:
  • formularz niezgodności
  • karta oceny dostawcy
  • plan szkoleń
  • rejestr reklamacji

 Przykładowy zestaw dokumentacji dla ISO 9001:2015:

 Obowiązkowe / rekomendowane dokumenty:

1. Polityka jakości
2. Księga jakości / opis systemu
3. Procedura zarządzania dokumentacją
4. Procedura działań korygujących
5. Procedura audytów wewnętrznych
6. Procedura przeglądu zarządzania
7. Procedura oceny dostawców
8. Rejestr ryzyk i szans
9. Matryca kompetencji i szkoleń
10. Rejestr niezgodności i działań korygujących
11. Rejestr reklamacji
12. Rejestr monitorowania i pomiarów (np. KPI)

 Dodatkowe narzędzia:

• Mapa procesów głównych i wspierających
• Analiza kontekstu organizacji
• Karta charakterystyki procesu
• Macierz powiązań procesów i wymagań normy
• Wzory formularzy do codziennego użytku