Przygotowanie do audytu certyfikującego

 1. Zrozumienie wymagań normy

• Przeczytaj dokładnie treść normy.
• Zidentyfikuj wszystkie wymagania, które muszą być spełnione.
• Sprawdź, które wymagania są obowiązkowe, a które mogą być wyłączone (z uzasadnieniem).

 2. Przeprowadzenie analizy luk (gap analysis)

• Porównaj aktualny stan systemu zarządzania w organizacji z wymaganiami normy.
• Zidentyfikuj obszary wymagające poprawy lub wdrożenia.

 3. Opracowanie i wdrożenie dokumentacji

• Polityka jakości / środowiskowa / bezpieczeństwa informacji
• Cele i wskaźniki
• Procedury (np. audyty wewnętrzne, działania korygujące, zarządzanie ryzykiem)
• Instrukcje robocze, jeśli wymagane
• Rejestry / zapisy, które potwierdzają zgodność z normą

 4. Szkolenie pracowników

• Szkolenie kadry zarządzającej i pracowników z zakresu normy i wdrożonego systemu.
• Upewnij się, że znają swoje obowiązki.
• Szkolenie zespołu audytorów wewnętrznych.

 5. Przeprowadzenie audytów wewnętrznych

• Zorganizuj audyt wewnętrzny obejmujący cały system.
• Upewnij się, że są udokumentowane niezgodności i działania korygujące.

 6. Przegląd zarządzania

• Przeprowadź formalny przegląd zarządzania zgodnie z wymaganiami normy.
• Dokumentacja powinna zawierać analizę celów, ryzyk, szans, wyników audytów, reklamacji itp.

 7. Realizacja działań korygujących

• Zamknij wszystkie niezgodności i działania z poprzednich audytów (wewnętrznych lub certyfikujących).
• Zweryfikuj skuteczność działań naprawczych.

 8. Wybór jednostki certyfikującej

• Wybierz akredytowaną jednostkę certyfikującą.
• Ustal termin audytu.
• Przygotuj harmonogram i listę kontaktów.

 9. Przygotowanie organizacyjne

• Uporządkuj dokumentację (wersje, dostępność).
• Przygotuj plan spotkania otwierającego i zamykającego.
• Przygotuj kluczowy personel do rozmowy z audytorem.

 10. Dzień audytu – wskazówki praktyczne

• Upewnij się, że obecni są odpowiedni pracownicy.
• Przygotuj pomieszczenie dla audytora (z dostępem do dokumentacji).
• Odpowiadaj na pytania audytora konkretnie i zgodnie z prawdą.
• Nie ukrywaj niezgodności – lepiej pokazać działanie korygujące.

 Dodatkowe dokumenty do przygotowania (w zależności od normy):

• Rejestr ryzyk i szans
• Matryca kompetencji pracowników
• Plan ciągłości działania
• Zestawienie zmian w systemie
• Wyniki monitorowania i pomiarów